In Kürze treten die Neuerungen im E-Government-Gesetz betreffend die digitale Kommunikation mit Gerichten und Verwaltungsbehörden in Kraft. In Vorbereitung darauf wurden bereits die Daten von u.a. allen FinanzOnline-Teilnehmern, die „Unternehmen“ im Sinne des E-Government-Gesetzes sind (siehe Aufzählung unten), automatisch in das neu eingerichtete zentrale Teilnehmerverzeichnis übernommen, sofern diese bisher nicht auf die elektronische Zustellung mittels FinanzOnline verzichtet haben. Darüber wurden die betroffenen Unternehmen bereits im Juli diesen Jahres vom Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort informiert.

Hintergrund. Mit 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit den Gerichten und Verwaltungsbehörden in Angelegenheiten, die in der Gesetzgebung „Bundessache“ sind, in Kraft (§ 1a E-Government-Gesetz). Für „Unternehmen“ im Sinne des E-Government-Gesetzes geht dieses Recht allerdings mit der Pflicht einher, an diesem elektronischen Verkehr auch tatsächlich teilzunehmen (§ 1b E-Government Gesetz). Ausgenommen von der Teilnahmepflicht sind Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze (EUR 30.000,-) nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Zu beachten ist, dass der Unternehmensbegriff des E-Government-Gesetzes sehr weit gefasst ist und neben Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, unter anderem auch Personen umfasst, die im Rahmen der Finanzverwaltung betrieblich veranlagt werden. Dies sind beispielsweise Personen mit aufrechter Beteiligung an einer Personengesellschaft oder mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, aus selbstständiger Arbeit, aus Gewerbebetrieb, aus Vermietung und Verpachtung, aus Kapitalvermögen oder sonstigen Einkünften (wie z.B. Immobilienverkäufen). Auch Vereine werden in diesem Zusammenhang als „Unternehmen“ geführt.

Elektronische Zustellungen über das Anzeigemodul „Mein Postkorb“. Die zentrale Anzeige und Abholung der elektronischen Zustellungen erfolgt für Unternehmen ab 1.1.2020 über das neu eingerichtete elektronische Postfach „Mein Postkorb“ im angemeldeten Bereich des Unternehmensserviceportals (USP). Liegt ein neues Dokument zur elektronischen Abholung bereit, wird eine Verständigung an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegten E-Mail-Adressen geschickt.
Für all jene Unternehmen, die bereits in das zentrale Teilnehmerverzeichnis (automatisch) eingetragen wurden, erfolgt die Zustellung behördlicher Dokumente schon ab 1.12.2019 über das Anzeigemodul „Mein Postkorb“.
Ausschließlich Gerichte und Verwaltungsbehörden (z.B. auch Landespolizeidirektionen, Sozialministeriumservice) dürfen in Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, Schriftstücke in das Anzeigemodul „Mein Postkorb“ zustellen.
Über das elektronische Postfach „Mein Postkorb“ können sowohl sogenannte „nicht-nachweisliche Zustellungen“ als auch sogenannte „nachweisliche Zustellungen“ vorgenommen werden. Bei letzteren handelt es sich um jene Zustellungen, die bisher postalisch als Rückscheinbriefe zugestellt wurden (z.B. Bescheide, Firmenbuchbeschlüsse). Für nachweisliche Zustellungen ist zur Abholung neben einer Anmeldung im USP jeweils eine Registrierung über Bürgerkarte oder Handysignatur notwendig.

Finanzbescheide sind allerdings weiterhin über die Databox in FinanzOnline abzuholen. Zusätzlich wird aber zukünftig im elektronischen Postfach „Mein Postkorb“ eine Information angezeigt werden, dass eine neue Erledigung der Finanzbehörden über FinanzOnline abrufbar ist.

Voraussetzungen der Nutzung. Bis zum 1.1.2020 müssen teilnahmepflichtige Unternehmen alle Voraussetzungen geschaffen haben, um elektronische Zustellungen empfangen zu können.
Bisher noch nicht im Teilnehmerverzeichnis eingetragene Unternehmen müssen sich über das Unternehmensserviceportal (USP) dafür registrieren.

Zur Nutzung des Anzeigemoduls „Mein Postkorb“ muss das Unternehmen über ein USP-Konto und zumindest einen USP-Anwender mit der Rolle „Postbevollmächtigter“ verfügen. Postbevollmächtigte sind über die USP-Administration zu definieren und sodann berechtigt, Abholungen elektronischer Zustellungen durchzuführen. Als Postbevollmächtigte sind nicht zwingend nur Mitglieder der Geschäftsführungsebene geeignet, sondern auch entsprechend zuverlässige, sonstige Mitarbeiter/innen. Bei der Auswahl von Postbevollmächtigten jedenfalls zu bedenken ist, dass die von Gerichten und Verwaltungsbehörden elektronisch zugestellten Dokumente unter Umständen streng vertrauliche Informationen enthalten können.

Fazit. Im Hinblick auf den Beginn der Teilnahmepflicht an der elektronischen Zustellung mit 1.1.2020 sollten rechtzeitig die erforderlichen Vorbereitungen getroffen werden. Insbesondere sollten im USP die aus FinanzOnline übernommenen Daten überprüft und geeignete (zuverlässige) Postbevollmächtigte ausgewählt werden.